Omavalvontasuunnitelma

Solo Health Oy perustason palvelut palveluyksikkö

1. Palveluntuottajaa, palveluyksikköä ja toimintaa koskevat tiedot

1.1. Palveluntuottajan perustiedot

Solo Health Oy
Y-tunnus: 3085392-8
Ratamestarinkatu 7 B
00520 Helsinki

Vastuuhenkilöt:
Toimitusjohtaja Teemu Romppanen
Lääketieteellinen johtaja Sami Kastinen

1.2. Palveluyksikön perustiedot

Solo Health Oy:n tuottamat terveyspalvelut muodostavat toiminnallisesti ja hallinnollisesti yhden johdon alla olevan kokonaisuuden. Tämä omavalvontasuunnitelma kattaa Solo Health Oy:n tuottamat terveys- ja sosiaalipalvelut. Toimitusjohtajana toimii Teemu Romppanen.

Toimialakohtaiset vastuuhenkilöt yhteystietoineen löytyvät Solo Healthin verkkosivulta (https://www.solohealth.fi).

1.3. Palvelut, toiminta-ajatus ja toimintaperiaatteet

Solo Health Oy tuottaa terveys- ja sosiaalipalveluita hyvinvointialueille sekä yritysasiakkaille. Terveyspalveluihin kuuluvat perusterveydenhuollon sekä erikoissairaanhoidon sote-ammattilaisten työn tuottaminen palveluna sekä laajempien terveyspalvelukokonaisuuksien tuottaminen.

Palveluyksikön toiminta sisältää useamman eri ammattiryhmän antamia palveluita, joiden toimintaa johtavat palveluvastaavat, sekä yksittäisten sote-henkilöiden osalta hallinnon yhteyshenkilöt. Hallinnon vastuu on jaettu ammattiryhmien mukaisesti, lisäksi lääketieteellisestä osaamisesta vastaa eri osa-alueille nimetyt vastuulääkärit. Lisäksi tukitoimintojen vastuuhenkilöt vastaavat oman toimintonsa johtamisesta.

Palveluita tuotetaan sekä lähipalveluina että etäpalveluina. Lähipalveluita tuotetaan erikseen lupadokumentaatiossa määritellyissä asiakkaiden tiloissa.

Palveluyksikkö tuottaa lisäksi osastolääkäripalveluita hyvinvointialueiden vuodeosastoille, arviointiyksiköihin, sairaalapalveluihin sekä asumispalveluihin. Palvelun tarkoituksena on turvata yksiköiden lääkärityön toteutuminen potilasturvallisesti ja tilaajan edellyttämällä tavalla. Palvelua tuotetaan tilaajan tarpeen mukaan läsnäpalveluna sekä tarvittaessa etäkonsultaatioina.

Osa palveluista on luonteeltaan sen kaltaisia, etteivät ne edellytä potilasturvallisuuden kannalta yrityksen omia kliinisiä vastaanottotiloja ja tarvittaessa potilaan hoidon tai tämän tarkemman terveydentilan määrittämisen näin edellyttäessä potilas ohjataan yhteistyökumppaneina toimivien terveydenhuollon palveluntuottajien toimintayksiköihin ja heidän tiloihinsa.

Toiminta-ajatuksena on tuottaa terveydenhuollon ammattilaisen palvelua sitä tarvitseville asiakkaille. Toimintaperiaatteena on tarjota terveydenhuollon ammattilaiselle markkinoiden houkuttelevin työpaikka ja tilaaja-asiakkaille kustannustehokas ja laadukas palvelu kulloiseenkin tarpeeseen. Palveluyksikön asiakasryhmät ovat julkinen sektori, yritykset ja kolmas sektori.

Solo Health Oy:n arvoina ovat luotettavuus, ystävällisyys ja rehellisyys, joiden varaan toimintaperiaatteet rakentuvat.

Palvelutuotanto perustuu sopimuksiin tilaajan kanssa ja palveluja tuotetaan muuttuvan sopimustilanteen mukaan kaikkialla Suomessa.

2. Asiakas- ja potilasturvallisuus

2.1. Palveluiden laadulliset edellytykset

Solo Healthin tuottamat palvelut ovat laadukkaita, vastuullisia ja turvallisia sekä tilaaja-asiakkaan, työntekijän että potilaan näkökulmista.

Solo Health kehittää palveluitaan jatkuvasti tilaaja-asiakas-, potilas- ja työntekijälähtöisesti.

Laadunvalvonta toteutetaan ohjeistamalla terveydenhuollon ammattihenkilöitä yhtiön toimintatavoista ja päivittämällä ohjeita tarvittaessa. Edellä mainittu ohjeistus toimitetaan sähköisesti.

Laadunvalvonnan seuranta toteutetaan seuraamalla työ- tai alihankkijasuhteessa toimivien terveydenhuollon ammattihenkilöiden raportointia, potilaiden asiakaspalautteita sekä tietosuojavastaavan raportteja.

Solo Healthin palveluissa käytetään palautejärjestelmää laadun seurannassa. Solo Healthin toimintamalleista on luotu kirjalliset ohjeistukset ja yrityksen henkilökunta perehdytetään sovittujen toimintamallien mukaisesti.

Jokaisen palvelun palautteita seurataan palvelusta vastaavan henkilön toimesta. Eri osa-alueiden palautteet käsitellään ammattilaisten kanssa säännöllisissä palautepalavereissa tai tarvittaessa yksilökeskusteluin. Palautteista pidetään kirjanpitoa. Muistutusten ja muiden virallisten palautteiden käsittelystä on erikseen kuvatut toimintamallit.

Solo Healthilla on käytössä aktiivinen palauteprosessi, jossa asiakkaan jättämä palaute tai prosessipoikkeama käsitellään systemaattisesti ja toimintamallia muutetaan tarvittaessa palvelun asiakas- ja potilasturvallisuuden parantamiseksi.

2.2. Vastuu palvelujen laadusta

Kullakin palvelualueella on nimetty oma ko. palvelusta vastaava lääkäri, joka vastaa palvelualueensa lääketieteellisestä laadusta Solo Healthin lääketieteelliselle johtajalle. Kullakin palvelualueella on nimetty palveluvastaava, joka vastaa palvelualueensa operatiivisesta laadusta.

2.3. Asiakkaan ja potilaan asema ja oikeudet

Sopimusasiakkaiden osalta Solo Health hoitaa asiakkaan ohjaaman potilasvirran asiakkaan kanssa sovitun mukaisesti. Potilasta hoidetaan yhteisymmärryksessä hänen kanssaan potilaslain mukaisesti. Alaikäisten potilaiden hoito toteutetaan laillisen huoltajan valtuuttamana.

Asiakkaalla ja potilailla on mahdollisuus antaa palautetta suoraan hoitavalle terveydenhuollon ammattilaiselle sekä puhelimitse, asiakaskohtaisella palautelomakkeella. Hoitoonsa tai kohteluunsa tyytymättömien potilaiden tekemät muistutukset käsitellään kohdassa 2.4 kuvatusti.

Asiakkaalle ja potilaalle on informoitu oikeusturvakeinoista verkkosivuilla.

Hoitosuunnitelmat laaditaan palvelu- ja asiakkuuskohtaisesti ja niitä päivitetään säännöllisesti vuosittain tai suunnitelmissa erikseen mainitun mukaisesti.

Solo Health ei tuota terveyspalveluita, joissa rajoitetaan potilaan itsemääräämisoikeutta.

Potilasasiamiestoiminta on siirtynyt vuoden 2024 alusta alkaen hyvinvointialueiden toiminnaksi. Solo Healthin asiakasorganisaatioille ja kuluttajille suunnatuilla verkkosivuilla on informoitu palautteen antamisesta sekä muistutuksen tekemisestä tai potilasvakuutuskeskukseen roolista ja sinne yhteyden ottamisesta.

2.4. Muistutusten käsittely

Muistutusten, kanteluiden ja potilasvakuutuskeskuksen selvityspyyntöjen käsittelyyn on luotu selkeästi kuvatut prosessit. Jokaisella kliinistä työtä tekevällä sote-ammattilaisella on erikseen nimetty hallinnon yhteyshenkilö, joka vastaa yllä olevien asioiden käsittelystä merkittyyn määräaikaan mennessä. Muistutusten ja muiden vastineiden laadinnasta on luotu selvät sisäiset ohjeistukset, sekä menettelytavat erilaisissa tilanteissa. Jokainen muistutus käsitellään viiveettä. Saadut muistutukset ja vastineet tarkastetaan yrityksen lääketieteellisen johtajan toimesta sekä tilastoidaan. Jokaisella palveluosa-alueella toimintaa johdetaan erikseen palveluvastaavien toimesta.

Muistutuksista ilmi tulleet epäkohdat käsitellään palveluvastaavan ja asianomaisen työntekijän kesken. Näiden perusteella työprosesseja kehitetään ja luodaan uusia toimintamalleja. Solo Health kouluttaa jatkuvasti työntekijöitään ja pyrkii jo ennakoivasti tunnistamaan mahdolliset ongelmatilanteet. Saadut palautteet käydään läpi säännöllisesti yrityksen sisäisissä koulutustilaisuuksissa. Saadut palautteet luokitellaan ja vastaavat toimenpiteet tehdään tämän mukaisesti.

Muistutusten osalta potilaalla on oikeus saada apua hyvinvointialueen potilasasiavastaavilta, joiden kontaktointia pyritään edistämään Solo Healthin toimesta.

2.5. Henkilöstö

Solo Health OY:ssä työskentelee n. 500 henkilöä.

Henkilöstön rekrytointiprosessiin kuuluu rekrytoitavan henkilön pätevyyden varmistaminen Valviran ylläpitämästä terveydenhuollon ammattihenkilörekisteristä. Lasten kanssa lain tarkoittamalla tavalla työskentelevät joutuvat esittämään rikosrekisteriotteen ennen työhönottoa lain (404/2002/) perusteella. Vastaavasti ikääntyneiden palveluissa ja vammaisten kanssa työskentelevien työntekijöiden rikosrekisteri tarkistetaan olemassa olevan lainsäädännön mukaisesti (Valvontalaki 28§). Rekrytointiprosessissa varmistetaan myös mahdolliset tehtäväkohtaiset pätevyydet, luvat ja käytännön osaaminen, kielitaito sekä tartuntatautiselvitys. Lääkehoitoa toteuttavat ammattilaiset suorittavat. koulutuksensa ja tehtävänsä mukaisen lääkeluvan. Alihankkijoiden rikosrekisteriotteiden tarkistamisesta vastaa rekisteröintiviranomainen.

Solo Health ylläpitää jatkuvaa sisäistä ohjeistusta, kuten tietoturvasta ja edellyttää työntekijöiltään myös tietoturva ja tietosuojaan sitoutumista. Solo Health järjestää työntekijöilleen jatkuvasti seurantapalavereita, koulutuksia ja infotilaisuuksia.

Solo Healthin työntekijöiden hyvinvointia seurataan säännöllisesti henkilöstökyselyllä. Kyselyn avulla arvioidaan ja seurataan työntekijöiden hyvinvointia, osaamisen kehittämistä, organisaation toimintatapoja, esihenkilötyötä sekä koettua työ- ja potilasturvallisuutta.

Solo Health Oy on järjestäytynyt työnantaja. Työsuojelu perustuu riskienarviointiin pohjautuvaan työolojen seurantaan ja työterveyshuollon työpaikkaselvityksiin sekä näistä johdettaviin kehittämistoimenpiteisiin. Työsuojelu on osa jokapäiväistä työntekoa ja työkäytäntöjä. Jokainen on velvollinen noudattamaan turvallisuusohjeita, ottamaan huomioon mahdolliset vaaratekijät ja ilmoittamaan työympäristössään havaitsemistaan puutteista ja työturvallisuuspoikkeamista.

Sijaisten osalta perehdytys työtehtäviin järjestetään palveluvastaavan ohjeistuksen mukaisesti ennen työtehtävien aloittamista ja työssä suoriutumista seurataan aktiivisesti esihenkilön tai nimetyn tukihenkilön toimesta.

Työnlaadun seurannan ja jatkotoimenpiteiden osalta on laadittu prosessi ja periaatteet yrityksen sisällä.

Puheeksi ottaminen
- Työn laatua seurataan proaktiivisesti. Poikkeamia havaittaessa otetaan puheeksi työntekijän kanssa heti ja samalla tehdään suunnitelmat jatkotoimenpiteistä.
Työsuoritusten seuraaminen ja puuttuminen
- Työsuorituksia seurataan jatkuvasti ja poikkeamia havaittaessa otetaan työntekijän kanssa puheeksi, puututaan aktiivisesti heti kun tilanne havaittu ja tehdään suunnitelmat jatkotoimenpiteistä.
Työntekijöiden ohjaaminen, tukeminen ja kouluttaminen
- Työntekijöitä perehdytetään ja ohjataan työtehtävän mukaisesti. Koulutamme työntekijöitämme myös säännöllisesti.
Työkyvyn seuraaminen
- Työkykyä seurataan yhteistyössä työterveyshuoltomme kanssa. Tarvittaessa yhteistyössä työterveyden kanssa suunnittelemme ja sopeutamme työntekijälle työntekijän tilanteen mukaisen työn mahdollisuuksien mukaan.

2.6. Asiakas- ja potilastyöhön osallistuvan henkilöstön riittävyyden seuranta

Henkilöstön rekrytointi perustuu asiakaskysynnästä kumuloituvaan tarpeeseen. Mitoitamme henkilöstön jokaisen palvelun tarpeen mukaan. Ostopalveluissa sopimukset määrittelevät tarvittavan henkilöstön ja vasteajat.

2.7. Monialainen yhteistyö ja palvelun koordinointi

Solo Health käyttää omaa potilastietojärjestelmää tai asiakkaiden potilastietojärjestelmiä, jotka ovat yhteydessä Kantapalveluun.

2.8. Toimitilat ja välineet

Solo Health tuottaa palvelua pääosin asiakasorganisaatioiden toimitiloissa, joissa tukeudutaan asiakkaan toimitiloja koskeviin ohjeistuksiin. Solo Healthin omissa toimitiloissa ei toteuteta terveydenhuollon lähipalveluita. Toimitilat on toteutettu etäpalveluiden tuottamiseen tietosuojan kannalta riittävällä varmuustasolla ja suojattu asiattomalta oleskelulta.

2.9. Lääkinnälliset laitteet, tietojärjestelmän ja teknologian käyttö

Lääkinnällisten laitteiden asianmukaisuudesta ja laiterekisterin ylläpidosta vastaa palvelujohtaja.

Solo Healthin tietoturvasuunnitelmassa on kuvattu asiakastietolain ja viranomaismääräysten mukaiset omavalvonnan kohteelta edellytettävät selvitykset ja vaatimukset. Tietoturvasuunnitelman ajantasaisuudesta vastaa tietosuojavastaava.

2.10. Lääkehoitosuunnitelma

Solo Healthilla ei ole omaa lääkehoitosuunnitelmaa. Sopimusasiakkaiden palveluiden tuottamisessa sovelletaan tapauskohtaisesti asiakasorganisaation voimassa olevaa lääkehoitosuunnitelmaa.

2.11. Asiakas- ja potilastietojen käsittely ja tietosuoja

Tietosuojavastaavana toimii Jussi Perkiö, jonka yhteystiedot löytyvät yrityksen verkkosivuilla (https://www.solohealth.fi).

Jokainen työntekijä suorittaa kaikille pakolliset tietoturva- ja tietosuojakoulutukset. Lisäksi potilastyötä tekevät työntekijät suorittavat asiakaskohtaisen potilastiedon tietosuojakoulutuksen tarvittavilta osin.

Jokainen työntekijä on vastuussa hyvien tietoturva- ja -suojakäytäntöjen noudattamisesta omassa työssään sekä tekemään havaitsemastaan poikkeamasta tietoturvapoikkeamailmoituksen omalle esihenkilölleen. Tietoturvapoikkeamien käsittelystä vastaa tietosuojavastaava.

2.12. Säännöllisesti kerättävän ja muun palautteen huomioiminen

Solo Health kerää asiakas- ja työntekijäpalautetta aktiivisesti ja systemaattisesti:

Verkkosivujen asiakaspalautekanava
Palvelukohtainen palautekanava
Tietosuojaan liittyvien poikkeamien raportointikanava
Työntekijän esihenkilö
Whistleblowing-kanava

Asiakkaiden ja potilaiden tekemät muistutukset, viranomaiskantelut ja potilasvahinkoilmoitukset ovat asiakkaiden antamaa palautetta toiminnasta.

3. Omavalvonnan riskienhallinta

3.1. Palveluyksikön rikienhallinnan vastuut, riskien tunnistaminen ja arvioiminen

SH Holdin Oy:n hallitus yhdessä Solo Health Oy:n toimitusjohtajan kanssa vastaa Solo Health Oy:n riskien katselmoinnista ja Solo Health Oy:n riskipolitiikan hyväksymisestä. Konsernin johtoryhmä vastaa Solo Health Oy:n riskien hallinnasta ja riskien katselmoinnista. Palvelutoimintojen johto vastaa vastuullaan olevan toiminnon riskienhallinnasta ja riskien katselmoinnista.

Lääketieteellinen johto vastaa riskienhallintaan liittyvän toiminnan ohjauksesta.

Palveluvastaavat ja tukitoimintojen vastuuhenkilöt vastaavat oman vastuualueensa riskien tunnistamisesta ja riskienhallinnan keinoista.

Työympäristöön ja -tehtäviin liittyvät riskit tunnistetaan työturvallisuuslain mukaisesti.

3.2. Riskienhallinnan keinot ja toiminnassa ilmenevien epäkohtien ja puutteiden käsittely

Asiakkailta ja työntekijöitä kerätään palautetta kohdassa 2.12 esitetyn mukaisesti. Kerättävä palaute sisältää vaaratapahtumailmoitukset.

Palautteiden käsittely toteutetaan keskitetyn mallin mukaisesti siten, että kunkin palvelualueen tai tukitoiminnon vastuuhenkilö määrittää tarvittavat toimenpiteet palautekohtaisesti. Poikkeaman tai vaaratilanteen ollessa kyseessä vastuuhenkilö vastaa poikkeaman syyn ja seurausten selvittämisestä sekä tarvittavien korjaavien toimenpiteiden määrittämisestä ja jalkauttamisesta. Toimenpiteistä tiedotetaan kaikkia asianosaisia.

Solo Healthin henkilöstöllä on velvollisuus ilmoittaa havaitsemistaan poikkeamista ja vaaratapahtumista. Solo Health ilmoittaa toiminnassaan ilmenneet asiakas- tai potilasturvallisuutta olennaisesti vaarantaneet epäkohdat asianomaisille valvontaviranomaisille sekä sopimuskumppaneille erikseen säädetyissä ja tapauskohtaisesti määritetyissä määräajoissa.

Mahdollisten asiakas- tai potilasturvallisuutta olennaisesti vaarantavien epäkohtien tai puutteiden ilmettyä Solo Health korjaa ne viipymättä.

Sote-valvontalain mukaisesti Solo Healthin työntekijät ovat velvollisia ilmoittamaan 1) epäkohdasta tai ilmeisen epäkohdan uhasta asiakkaan tai potilaan sosiaali- tai terveydenhuollon toteuttamisessa sekä 2) muusta lainvastaisuudesta. Ilmoitus tehdään omalle esihenkilölle tai erillisellä palautekanavalla. Ilmoitus käsitellään Solo Healthin palauteprosessin mukaisesti.

Solo Health tiedottaa säännöllisesti henkilöstölleen ilmoitusvelvollisuudesta ja sen käyttöön liittyvistä asioista.

3.3. Riskienhallinnan seuranta, raportointi ja osaamisen varmistaminen

Riskienhallinnan toimivuutta seurataan ja arvioidaan säännöllisesti palvelukohtaisesti sekä johtoryhmätasolla. Hygieniaohjeiden ja infektiotorjunnan toteutumista seurataan palauteperusteisesti ja toimintaa koordinoidaan lääketieteellisen johtajan toimesta. Vaara- ja haittatapahtumat raportoidaan johtoryhmälle ja hallitukselle säännöllisesti. Henkilöstöä koulutetaan riskienhallinnan osaamisessa säännöllisissä koulutustapahtumissa vuosittain vahvistettavan koulutuskalenterin mukaisesti.

3.4. Ostopalvelut ja alihankinta

Solo Healthin toiminnassaan käyttämien ostopalveluiden tai alihankinnan palvelun sisältö ja laatuvaatimukset on määritelty kumppanikohtaisesti sopimuksellisesti.

3.5. Valmius- ja jatkuvuuden hallinta

Solo Healthin jatkuvuudenhallinnan tavoite on ylläpitää palvelutuotanto mahdollisimman normaalina häiriötilanteessa ja minimoida häiriön vaikutuksen kesto. Palvelu- ja tukitoimintokohtaiset vastuuhenkilöt vastaavat oman alueensa valmius- ja jatkuvuussuunnittelusta. Normaalioloissa suurin häiriöriski liittyy tietojärjestelmien toimimattomuuteen tai muuhun häiriöön.

4. Omavalvonnan päivitys ja käyttöönotto

4.1. Henkilöstön sitouttaminen omavalvontasuunnitelman mukaiseen toimintaan

Solo Health tiedottaa henkilöstölleen aina omavalvontasuunnitelmaan tehdyistä päivityksistä sekä vuosittain omavalvontasuunnitelman sisällöstä ja sen käyttöön liittyvistä asioista. Uuden työntekijän perehdytysohjelmaan kuuluu keskeisenä osana omavalvontasuunnitelmaan perehtyminen ja perehtymisen kirjaaminen. Omavalvontasuunnitelma on ajantasaisesti nähtävillä yrityksen verkkosivulla (https://www.solohealth.fi).

4.2. Omavalvontasuunnitelman toteutumisen seuranta ja päivittäminen

Omavalvontasuunnitelmaa tarkastellaan ja päivitetään vuosittain tai useammin tarpeen ilmetessä. Lääketieteellinen johtaja hyväksyy omavalvontasuunnitelman ja kunkin palvelualueen sekä tukitoiminnon vastuuhenkilö vastaa omavalvontasuunnitelman mukaisten toimintatapojen toteutumisesta ja seurannasta vastuualueellaan.